Case Study
Wie der PSV Hannover 5 Stunden pro Woche Verwaltung spart
30+ Mannschaften, 3 Sportplätze, 6 Kabinen, über 300 aktive Spieler — vom Excel-Chaos zu einem Plan, der für alle gilt.
Die Ausgangslage
Excel, WhatsApp und Zettel am schwarzen Brett
Der Polizei-SV Hannover ist ein traditionsreicher Mehrspartenverein in Hannover mit einer großen Fußballabteilung. Mit über 30+ Mannschaften, 3 Sportplätzen mit verschiedenen Belägen und 6 Kabinen stand der Vorstand vor typischen Herausforderungen:
Excel-Tabellen
Die Platzbelegung wurde in einer riesigen Excel-Tabelle gepflegt. Jede Änderung erforderte manuelles Versenden per E-Mail.
WhatsApp-Chaos
15 Trainer fragten separat nach freien Plätzen. Antworten dauerten, Missverständnisse waren Alltag.
Doppelbelegungen
Regelmäßig standen zwei Teams auf dem gleichen Platz — besonders nach Spielplan-Änderungen bei fussball.de.
Platzsperren-Chaos
Bei Regen musste der Platzwart jeden Trainer einzeln anrufen. Manche erfuhren es erst auf dem Platz.
“Jede Woche habe ich mindestens 5 Stunden nur damit verbracht, Trainingszeiten abzustimmen, Plätze zuzuweisen und auf WhatsApp-Nachrichten zu antworten. Das kann nicht die Aufgabe eines Ehrenamtlichen sein, der eigentlich Sport organisieren will.”
Die Lösung
VereinsNeo: Von der Idee zur fertigen Plattform
Als Spartenleiter und Software-Entwickler hat Michael Blautzik VereinsNeo aus der eigenen Praxis heraus entwickelt. Die Plattform löst exakt die Probleme, die er seit Jahren selbst erlebt hat.
Automatische Trainingsverteilung
Ein Regelwerk verteilt alle 22 Teams auf die 3 Plätze — unter Berücksichtigung von Rasenbelastung, Flutlicht, Platzbelag, Kabinennähe und Fairness. Was vorher Stunden dauerte, rechnet der Verteiler in Sekunden.
fussball.de Auto-Sync
Spieltage werden automatisch aus fussball.de importiert. Änderungen (Absagen, Verlegungen) werden stündlich abgeglichen. Kein manuelles Abtippen, keine vergessenen Spiele.
Platzsperren per Knopfdruck
Ein Klick sperrt einen Platz bei Regen — und die Sperre steht im selben Moment im Plan, den jeder Trainer am Handy aufruft. Kein Telefonbaum mehr, keine drei Listen, die auseinanderlaufen.
Live-Belegungsplan
Jeder Trainer kann jederzeit sehen, welcher Platz wann frei ist. Transparenz statt Anruf beim Platzwart. Die Tagesansicht lässt sich ausdrucken und im Vereinsheim aushängen.
Die Ergebnisse
Messbare Verbesserungen seit Tag 1
Zeitersparnis pro Woche
Keine Excel-Pflege, kein WhatsApp-Ping-Pong
Doppelbelegungen
Automatische Konflikterkennung in Echtzeit
Transparenz
Alle Trainer sehen den Belegungsplan live
Platzsperren
Ein Klick — und die Sperre steht im Plan
“Seit wir VereinsNeo nutzen, gehören Planungskonflikte der Vergangenheit an. 3 Plätze, 6 Kabinen, über 20 Mannschaften — alles auf einen Blick. Auto-Sync mit fussball.de und die Dauervermietung für externe Teams sind Gold wert.”
Von der Registrierung zum produktiven Einsatz
- Tag 1Registrierung & Plätze anlegen
3 Plätze mit Zonen, Belägen und Flutlicht-Konfiguration in unter 10 Minuten eingerichtet.
- Tag 130+ Mannschaften importiert
Teams per CSV importiert, Trainingszeiten und Tage eingetragen, Trainer als Benutzer eingeladen.
- Tag 2fussball.de-Sync aktiviert
Vereins-ID eingegeben, 40+ Heimspiele automatisch importiert. Auto-Sync stündlich aktiviert.
- Tag 3Automatische Verteilung
Ersten Verteilungslauf gestartet: Alle 22 Teams auf 3 Plätze verteilt. Ergebnis: null Konflikte.
- Woche 2Produktiver Betrieb
Alle Trainer nutzen den Live-Belegungsplan. Erste Platzsperren getestet — die Sperre stand sofort bei allen im Plan.
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VereinsNeo ist die Software für Platz-, Hallen- und Kabinenbelegung in Sportvereinen: Sie verteilt Trainingszeiten fair über alle Plätze und Hallen, übernimmt Spielpläne automatisch – von fussball.de und, für Handball und Basketball, aus dem Spielbetrieb der meisten Verbände – und verhindert Doppelbelegungen, auch vereinsübergreifend für Spielgemeinschaften (JSG). Dazu kommen die Mannschaft mit Zu- und Absagen, Diensten und Mannschaftskasse (Beta), Anträge, die Einarbeitung neuer Trainer, Kader und Bewertung sowie die Verbandspost.
„VereinsNeo verwaltet unsere 30+ Mannschaften, 3 Plätze und Kabinen digital. Eine enorme Zeitersparnis für unser Ehrenamt.“
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