Ratgeber
Was macht ein Kassenwart im Verein?
Der Kassenwart führt die Kasse des Vereins: Er verbucht Beiträge und andere Einnahmen, bezahlt freigegebene Rechnungen, sammelt die Belege und legt der Mitgliederversammlung den Kassenbericht vor. Das Amt steht nicht im BGB, sondern in eurer Satzung – sie regelt, ob der Kassenwart zum Vorstand gehört und was er allein entscheiden darf.
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Die wichtigsten Schritte im Überblick
1. Die Kasse ordentlich übernehmen
Lasst euch beim Amtswechsel Kontozugang, Bargeld, Kassenbuch, Belege und offene Rechnungen übergeben und haltet alles in einem kurzen Übergabeprotokoll fest. Was nicht übergeben wurde, müsst ihr später auch nicht erklären.
2. Jede Zahlung zeitnah aufschreiben
Datum, Betrag, Zweck und eine fortlaufende Belegnummer – am besten am selben Tag. Wer bis Dezember sammelt, sucht im Januar Kassenbons in Trikottaschen.
3. Kein Euro ohne Beleg
Zu jeder Buchung gehört eine Rechnung, Quittung oder ein Kontoauszug. Gemeinnützige Vereine müssen ihre Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufzeichnen (§ 63 Abs. 3 AO).
4. Nur bezahlen, was freigegeben ist
Ausgaben laufen über Haushaltsplan, Vorstandsbeschluss oder eine Grenze, bis zu der Zuständige allein entscheiden. Schreibt diese Grenze auf, bevor die erste große Rechnung kommt.
5. Den Vorstand laufend informieren
Zu jeder Vorstandssitzung ein kurzer Kassenstand: Kontostand, offene Posten, größere Ausgaben. Überraschungen auf der Jahreshauptversammlung entstehen, wenn das ein Jahr lang fehlt.
6. Kassenprüfung und Kassenbericht vorbereiten
Zum Ende des Geschäftsjahres das Kassenbuch abschließen, Belege sortiert den Kassenprüfern vorlegen und den Bericht für die Mitgliederversammlung schreiben: Einnahmen, Ausgaben, Bestand.
Aufgaben des Kassenwarts im Verein
Der Kassenwart ist im Verein die Person, die über das Geld Buch führt. Er hat den Überblick über Konto und Barkasse, verbucht Einnahmen wie Mitgliedsbeiträge, Spenden, Zuschüsse und Erlöse aus Festen und bezahlt Rechnungen, die der Verein beschlossen hat. Zu jeder Bewegung legt er einen Beleg ab. Aus diesen Buchungen entsteht am Ende des Geschäftsjahres eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung.
Rechtlich hängt das an einer Pflicht des Vorstands: Er muss der Mitgliederversammlung Auskunft geben und Rechenschaft ablegen (§ 27 Abs. 3 BGB mit § 666 BGB). Nach dem Leitfaden zum Vereinsrecht des Bundesjustizministeriums erfüllt der Vorstand diese Pflicht durch eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung und die Belege. Der Kassenwart bereitet genau das vor – deshalb ist der Kassenbericht kein Nebenprodukt, sondern der Kern des Amtes.
Dazu kommen je nach Verein: Mitgliedsbeiträge überwachen und freundlich nachfassen, Zuschüsse von Stadt oder Landessportbund beantragen und abrechnen, Spendenbescheinigungen vorbereiten, einen Haushaltsplan für das nächste Jahr entwerfen und den Vorstand beraten, ob eine größere Anschaffung drin ist. Was davon euer Kassenwart übernimmt und was die Geschäftsstelle oder ein anderes Vorstandsmitglied, legt ihr am besten schriftlich fest.
Aufgaben des Kassenwarts im Sportverein
Im Sportverein kommt Geld aus vielen Richtungen: Beiträge, Abteilungsumlagen, Startgelder, Schiedsrichterkosten, Trikotsätze, Hallenmieten, Erlöse aus dem Vereinsheim und dem Sommerfest. Dazu führen viele Mannschaften eine eigene Mannschaftskasse für Fahrten, Getränke oder die Weihnachtsfeier. Klärt früh, welche dieser Kassen über ein Konto des Vereins laufen und welche die Mannschaft selbst führt – und wer dem Kassenwart am Ende des Jahres was vorlegt.
Bewährt hat sich eine einfache Regel für alle Abteilungen: Jede Ausgabe braucht eine Freigabe, einen Beleg und eine Nummer. Wer im Namen einer Mannschaft etwas kauft, reicht den Beleg zeitnah ein, statt ihn bis zur Saisonabschlussfeier aufzuheben. Wie eine Mannschaft ihre Kasse sauber führt, steht im Ratgeber Mannschaftskasse führen, dort gibt es auch eine Excel-Vorlage.
Bei Fragen zu Steuern, Gemeinnützigkeit und Aufwandsentschädigungen ist der Kassenwart oft der Erste, den alle fragen. Hier hilft euer Landessportbund mit Merkblättern und Schulungen; für die Steuererklärung des Vereins zieht ihr im Zweifel eine Steuerberatung hinzu.
Muss der Kassenwart im Vorstand sein?
Das Gesetz verlangt nur, dass der Verein einen Vorstand hat, der ihn gerichtlich und außergerichtlich vertritt (§ 26 BGB). Wer zum Vorstand gehört, regelt die Satzung (§ 58 Nr. 3 BGB). Einen Kassenwart, Kassierer oder Schatzmeister nennt das BGB nicht – das Amt entsteht erst durch eure Satzung oder einen Beschluss.
In der Praxis gibt es zwei Modelle. Im ersten gehört der Kassenwart zum Vorstand nach § 26 BGB: Er vertritt den Verein mit, steht im Vereinsregister, und jeder Wechsel muss beim Amtsgericht angemeldet werden (§ 67 BGB). Die Mustersatzung des Bundesjustizministeriums geht diesen Weg und nennt Vorsitzenden, Stellvertreter und Schatzmeister als Vorstand. Im zweiten Modell sitzt der Kassenwart im erweiterten Vorstand: Er arbeitet im Gremium mit, vertritt den Verein aber nicht nach außen und steht nicht im Register. Bankvollmachten bekommt er dann vom vertretungsberechtigten Vorstand.
Beide Modelle funktionieren. Wichtig ist, dass eure Satzung eindeutig sagt, wer Vorstand nach § 26 BGB ist – und dass der Kassenwart weiß, bis zu welchem Betrag er allein zahlen darf.
Kassenwart tritt zurück: die Übergabe
Ein Wechsel im Amt ist der Moment, in dem die meisten Lücken entstehen. Haltet die Übergabe in einem Übergabeprotokoll fest, das beide unterschreiben: Kontostand am Stichtag, Bargeld gezählt, Kassenbuch und Belegordner, offene Rechnungen und Forderungen, laufende Daueraufträge und Lastschriften, Zugänge zu Online-Banking und Programmen, Zuschüsse, die noch abgerechnet werden müssen.
Danach gilt: Bankvollmachten des alten Kassenwarts bei der Bank löschen lassen, die des neuen einrichten. Gehört das Amt zum Vorstand nach § 26 BGB, meldet der Vorstand die Änderung beim Vereinsregister an (§ 67 BGB). Ob ein Rücktritt mitten in der Amtszeit möglich ist und wer bis zur nächsten Wahl übernimmt, regelt eure Satzung.
Wo VereinsNeo dem Kassenwart Arbeit abnimmt – und wo nicht
VereinsNeo ist die Software für den Sportbetrieb eures Vereins, keine Buchhaltung. Beiträge, SEPA-Lastschriften und die Buchführung des Vereins bleiben in eurem Mitgliederprogramm – das macht VereinsNeo nicht.
Abnehmen kann es die Rennerei rund um die Mannschaften: In der Mannschaftskasse (Beta) hakt der Kassenwart einer Mannschaft Umlagen ab und erinnert mit einem Tipp nur die, die noch offen sind. Hinterlegt er IBAN und auf Wunsch PayPal, stehen sie samt QR-Code bei jedem offenen Betrag, damit jeder selbst bezahlt; jeder sieht nur den eigenen Stand. Geld fließt nicht durch VereinsNeo.
Für Ausgaben der Mannschaften gibt es Anträge: Trainer beantragen Trikots, Bälle oder eine Rechnung, die Vereinsführung gibt frei, ab einem Betrag, den ihr festlegt, mit zweiter Freigabe. Zahlungsverkehr macht VereinsNeo nicht. Die Anwendung läuft in Deutschland, die Datenbank liegt in der EU.
Häufige Fragen
Was macht ein Kassenwart im Verein?
Er führt die Kasse: Er verbucht Einnahmen und Ausgaben, bezahlt freigegebene Rechnungen, sammelt die Belege und legt der Mitgliederversammlung den Kassenbericht vor. Welche Rechte er dabei hat, etwa ob er allein überweisen darf, steht in eurer Satzung oder in einem Beschluss des Vorstands.
Muss der Kassenwart im Vorstand sein?
Nein, das Gesetz verlangt es nicht. Das BGB kennt nur „den Vorstand“ (§ 26 BGB); wer dazugehört, bestimmt die Satzung (§ 58 Nr. 3 BGB). Viele Satzungen zählen den Kassenwart oder Schatzmeister zum Vorstand, so auch die Mustersatzung des Bundesjustizministeriums. Andere führen ihn im erweiterten Vorstand, dann vertritt er den Verein nicht nach außen.
Muss der Kassenwart Vereinsmitglied sein?
Nicht nach dem Gesetz. Laut Leitfaden zum Vereinsrecht des Bundesjustizministeriums können auch Vereinsfremde in den Vorstand bestellt werden. Viele Satzungen schreiben aber vor, dass Ämter nur Mitglieder übernehmen dürfen. Schaut in eure Satzung.
Muss der Kassenwart im Vereinsregister eingetragen werden?
Nur, wenn er nach eurer Satzung zum Vorstand im Sinne von § 26 BGB gehört. Dann muss jede Änderung im Vorstand zur Eintragung angemeldet werden (§ 67 BGB), in öffentlich beglaubigter Form (§ 77 BGB). Gehört er zum erweiterten Vorstand, wird er nicht eingetragen.
Darf der 1. Vorsitzende auch Kassenwart sein?
Das BGB verbietet es nicht. Ob eure Satzung zwei Ämter in einer Hand erlaubt, steht dort. Sinnvoll ist es selten: Wer Ausgaben beschließt und sie selbst bezahlt und verbucht, hat niemanden mehr, der gegenzeichnet.
Ist Kassenwart und Schatzmeister das Gleiche?
In aller Regel ja. Kassenwart, Kassierer, Schatzmeister und Finanzvorstand sind Namen für dasselbe Amt. Welcher Begriff gilt und welche Aufgaben daran hängen, legt eure Satzung fest – das Gesetz kennt keinen davon.
Was macht ein Kassenprüfer im Verein?
Kassenprüfer kontrollieren im Auftrag der Mitgliederversammlung die Kasse: Stimmen Buchungen, Belege und Bestand überein? Sie berichten der Versammlung. Auch dieses Amt steht nicht im BGB: Ob es Kassenprüfer gibt, wie viele und wer sie wählt, regelt eure Satzung.
Ist Kassenwart ein Ehrenamt?
Meist ja. Gehört der Kassenwart zum Vorstand, ist er nach § 27 Abs. 3 BGB unentgeltlich tätig und bekommt nur seine Auslagen ersetzt, es sei denn, die Satzung erlaubt eine Vergütung (§ 40 BGB). Was dabei steuerlich gilt, klärt ihr mit eurem Landessportbund oder einer Steuerberatung.
Weiterlesen
Was der Vorstand insgesamt verantwortet, erklärt der Ratgeber Aufgaben des Vorstands im Verein. Wie ihr die Versammlung mit dem Kassenbericht vorbereitet, steht in der Checkliste zur Jahreshauptversammlung. Für die Kassen der Mannschaften gibt es die Mannschaftskasse, für Ausgaben mit Freigabe die Anträge im Verein. Was die Kassenprüfer am Jahresende kontrollieren, steht unter Kassenprüfung im Verein.
Quellen
Bürgerliches Gesetzbuch: § 26 (Vorstand und Vertretung), § 27 (Bestellung, Geschäftsführung, Unentgeltlichkeit), § 40 (was die Satzung abweichend regeln darf), § 58 (Inhalt der Satzung), § 67 (Änderung des Vorstands), § 77 (Form der Anmeldung), § 666 (Auskunft und Rechenschaft). Abgabenordnung: § 63 AO (Aufzeichnungen gemeinnütziger Körperschaften).
Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Leitfaden zum Vereinsrecht mit Mustersatzung. Bundesinstitut für Sportwissenschaft: Sportentwicklungsbericht 2013/2014 (Zeitaufwand je Amt, neuere Wellen weisen ihn nicht mehr aus). Ansprechpartner für Steuer- und Versicherungsfragen: die Landessportbünde.
Stand: Oktober 2026. Was eure Satzung sagt, gilt. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
VereinsNeo ist die Software für Platz-, Hallen- und Kabinenbelegung in Sportvereinen: Sie verteilt Trainingszeiten fair über alle Plätze und Hallen, übernimmt Spielpläne automatisch – von fussball.de und, für Handball und Basketball, aus dem Spielbetrieb der meisten Verbände – und verhindert Doppelbelegungen, auch vereinsübergreifend für Spielgemeinschaften (JSG). Dazu kommen die Mannschaft mit Zu- und Absagen, Diensten und Mannschaftskasse (Beta), Anträge, die Einarbeitung neuer Trainer, Kader und Bewertung sowie die Verbandspost.
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