Ratgeber · Checkliste
Kassenprüfung im Verein: Ablauf und Checkliste für Kassenprüfer
Damit am Abend der Mitgliederversammlung keine Frage zur Kasse offen bleibt, prüfen die Kassenprüfer einige Wochen vorher: Anfangs- und Endbestände, Konten und Barkasse, jede Buchung mit ihrem Beleg und ob größere Ausgaben beschlossen waren. Das Ergebnis tragen sie der Versammlung in einem Prüfbericht vor. Wer prüft und wie, regelt eure Satzung.
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Die wichtigsten Schritte im Überblick
1. Den Termin früh vereinbaren
Prüft einige Wochen vor der Mitgliederversammlung, nicht am Abend davor. Dann bleibt Zeit, Fragen zu klären und fehlende Belege nachzureichen.
2. Die Unterlagen anfordern
Kassenbuch, alle Kontoauszüge des Geschäftsjahres ohne Lücke, Belegordner, Barkasse, den Bericht des Vorjahres und die Beschlüsse über größere Ausgaben.
3. Den Anfangsbestand abgleichen
Der Bestand am Jahresanfang muss dem Endbestand aus dem letzten Bericht entsprechen. Stimmt schon das nicht, sucht ihr den Fehler zuerst im Vorjahr.
4. Konten und Barkasse abstimmen
Stimmt der Kontostand laut Kassenbuch mit dem Auszug überein? Das Bargeld zählt ihr selbst nach, im Beisein des Kassenwarts.
5. Buchungen und Belege prüfen
Gibt es zu jeder Buchung einen Beleg, und stimmen Datum, Betrag und Zweck? Prüft vollständig oder in Stichproben und schreibt auf, wie.
6. Ausgaben gegen Beschlüsse halten
Waren größere Ausgaben vom Vorstand oder der Versammlung beschlossen und im Rahmen dessen, was der Kassenwart allein entscheiden darf?
7. Offene Fragen mit dem Kassenwart klären
Was fehlt oder unklar ist, besprecht ihr vor dem Bericht. Was sich nicht klären lässt, gehört als Beanstandung hinein.
8. Den Prüfbericht schreiben und vortragen
Zeitraum, Unterlagen, Art der Prüfung, Bestände, Beanstandungen und Ergebnis. Alle Prüfer unterschreiben, einer trägt den Bericht in der Mitgliederversammlung vor.
Kassenprüfung im Vereinsrecht: was das Gesetz sagt
Das BGB kennt keine Kassenprüfer. Es verpflichtet den Vorstand, der Mitgliederversammlung Auskunft zu geben und Rechenschaft abzulegen (§ 27 Abs. 3 BGB mit § 666 BGB). Was Rechenschaft heißt, steht in § 259 BGB: eine geordnete Zusammenstellung der Einnahmen und Ausgaben und, soweit üblich, die Belege dazu. Nach dem Leitfaden zum Vereinsrecht des Bundesjustizministeriums erfüllt der Vorstand diese Pflicht durch eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung mit Belegen.
Die Kassenprüfung ist der Weg, auf dem die Mitglieder diese Rechenschaft kontrollieren, ohne dass jeder selbst in den Belegordner schaut. Die Prüfer werden deshalb von der Mitgliederversammlung gewählt und berichten ihr, nicht dem Vorstand. Ob es Kassenprüfer gibt, wie viele, für wie lange und mit welchen Rechten, legt eure Satzung fest. Für gemeinnützige Vereine kommt hinzu, dass sie ihre Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufzeichnen müssen (§ 63 Abs. 3 AO).
Aufgaben der Kassenprüfer im Verein
Die Kassenprüfer prüfen das abgelaufene Geschäftsjahr. Im Kern beantworten sie vier Fragen: Stimmen die Bestände? Das Geld auf den Konten und in der Barkasse muss dem entsprechen, was im Kassenbuch steht. Ist jede Buchung belegt? Zu jeder Einnahme und Ausgabe gehört eine Rechnung, Quittung oder ein Auszug. Ist richtig gerechnet? Summen, Überträge und Salden müssen aufgehen. Waren die Ausgaben gedeckt? Größere Beträge brauchen einen Beschluss oder müssen im Rahmen dessen liegen, was der Kassenwart allein entscheiden darf.
Im Sportverein lohnt ein zweiter Blick auf alles, was nicht über das Hauptkonto läuft: die Barkasse vom Vereinsheim, Erlöse vom Sommerfest, Kassen von Abteilungen und Mannschaften. Klärt vorher mit dem Vorstand, welche dieser Kassen zum Verein gehören und deshalb mitgeprüft werden. Wie der Kassenwart das Jahr über Buch führt, beschreibt der Ratgeber Was macht ein Kassenwart im Verein?.
Vollständig oder in Stichproben? Bei wenigen Buchungen lohnt es sich, jeden Beleg anzusehen. Bei vielen reicht eine Stichprobe, die ihr begründet auswählt: alle großen Beträge, alle Barauszahlungen und einige Monate vollständig. Schreibt in den Bericht, wie ihr ausgewählt habt. Dann weiß die Versammlung, worauf sich euer Ergebnis stützt.
Der Prüfbericht: was hineingehört
Der Kassenprüfbericht ist kurz und nüchtern. Hinein gehören: wer geprüft hat und wann, welcher Zeitraum geprüft wurde, welche Unterlagen vorlagen, ob vollständig oder in Stichproben geprüft wurde, Anfangs- und Endbestand je Konto und Kasse, Beanstandungen mit Datum und Betrag und das Ergebnis in einem Satz, etwa: „Die Kasse wurde ordnungsgemäß geführt; Beanstandungen gab es keine.“
Unterschreiben sollten alle Prüfer. In der Mitgliederversammlung trägt ein Prüfer den Bericht vor, direkt nach dem Kassenbericht des Kassenwarts; der Bericht kommt zum Protokoll. Ob die Kassenprüfer anschließend die Entlastung des Vorstands beantragen, regelt eure Satzung oder eure Übung; was eine Entlastung rechtlich bedeutet, erklärt euch euer Landessportbund.
Wann die Versammlung stattfindet und was sonst auf ihre Tagesordnung gehört, steht in der Checkliste zur Jahreshauptversammlung.
Was die Prüfung im Sportverein leichter macht
Am meisten Zeit kosten Ausgaben, bei denen niemand mehr weiß, wer sie wann freigegeben hat. Wo Ausgaben der Mannschaften über Anträge laufen, ist das vor dem Kauf geklärt: In VereinsNeo beantragen Trainer Trikots, Bälle oder eine Rechnung, die Vereinsführung gibt frei, ab einem Betrag, den ihr festlegt, mit zweiter Freigabe. Zahlungsverkehr macht VereinsNeo nicht.
Für die Kassen der Mannschaften gibt es die Mannschaftskasse (Beta): Der Kassenwart der Mannschaft hakt Umlagen ab, jeder sieht nur den eigenen Stand, und Geld fließt nicht durch VereinsNeo. Eine Buchhaltung ist VereinsNeo nicht: Kassenbuch und Belege prüft ihr weiter dort, wo euer Kassenwart sie führt. Die Anwendung läuft in Deutschland, die Datenbank liegt in der EU.
Häufige Fragen
Was macht ein Kassenprüfer im Verein?
Er prüft im Auftrag der Mitgliederversammlung die Kasse des Vereins: ob Buchungen, Belege und Bestände übereinstimmen und ob Ausgaben beschlossen waren. Über das Ergebnis berichtet er der Versammlung. Welche Rechte er dabei hat, regelt eure Satzung oder der Beschluss, mit dem er gewählt wurde.
Muss ein Verein Kassenprüfer haben?
Nach dem Gesetz nicht. Das BGB kennt keine Kassenprüfer; es verpflichtet nur den Vorstand, der Mitgliederversammlung Rechenschaft abzulegen (§ 27 Abs. 3 mit §§ 259, 666 BGB). Sieht eure Satzung Kassenprüfer vor, müsst ihr sie wählen. Auch ohne Satzungsregel kann die Versammlung Prüfer bestimmen.
Wie viele Kassenprüfer braucht ein Verein?
So viele, wie eure Satzung festlegt. Üblich sind zwei, damit niemand allein prüft: Sportvereine hatten 2022 im Schnitt 1,9 Kassenprüfer (Sportentwicklungsbericht 2023–2025). Fällt einer aus, hilft ein gewählter Ersatzprüfer. Sieht die Satzung keinen vor, wählt ihn bei der nächsten Gelegenheit mit.
Wer darf Kassenprüfer im Verein sein?
Wen die Mitgliederversammlung wählt, sofern die Satzung keine Bedingungen stellt, etwa Mitgliedschaft im Verein. Ausgeschlossen sollte sein, wer die geprüfte Kasse selbst verantwortet: der Kassenwart und in der Regel der übrige Vorstand. Ein Kassenprüfer prüft den Vorstand, er sollte ihm deshalb nicht angehören. Fachwissen ist hilfreich, aber keine Voraussetzung.
Gehören Kassenprüfer zum Vorstand?
Nein. Kassenprüfer sind kein Vorstand im Sinne von § 26 BGB, vertreten den Verein nicht und stehen nicht im Vereinsregister. Sie arbeiten für die Mitgliederversammlung und kontrollieren den Vorstand.
Was prüft der Kassenprüfer genau?
Vor allem die rechnerische und sachliche Richtigkeit: Bestände, Belege, Buchungen und ob Ausgaben durch Beschlüsse gedeckt waren. Ob eine Ausgabe sinnvoll war, beurteilen Kassenprüfer in der Regel nur, wenn eure Satzung oder die Versammlung ihnen das ausdrücklich aufträgt.
Wer muss bei der Kassenprüfung anwesend sein?
Die Kassenprüfer, und zwar möglichst alle zusammen. Der Kassenwart sollte erreichbar oder dabei sein, damit er Fragen beantworten und das Bargeld mitzählen kann. Eine gesetzliche Vorgabe gibt es nicht; was eure Satzung sagt, gilt.
Was tun, wenn Belege fehlen?
Schreibt den Fehlbetrag mit Datum und Zweck in den Bericht und lasst den Kassenwart erklären, wie es dazu kam. Kann er den Beleg nachreichen, vermerkt ihr das. Bleibt eine Lücke, entscheidet die Mitgliederversammlung auf Grundlage eures Berichts. Bei steuerlichen Fragen hilft der Landessportbund.
Weiterlesen
Wie die Kasse das Jahr über geführt wird, erklärt Was macht ein Kassenwart im Verein?. Wo der Prüfbericht seinen Platz hat, zeigt die Checkliste zur Jahreshauptversammlung, wie Kassenprüfer und Vorstand gewählt werden, der Ratgeber Vorstandswahl im Verein. Für die Kassen der Mannschaften gibt es eine Excel-Vorlage unter Mannschaftskasse führen.
Quellen
Bürgerliches Gesetzbuch: § 27 (Geschäftsführung des Vorstands), § 32 (Mitgliederversammlung), § 40 (abweichende Satzung), § 58 (Inhalt der Satzung), § 259 (Umfang der Rechenschaftspflicht), § 666 (Auskunft und Rechenschaft). Abgabenordnung: § 63 AO (Aufzeichnungen gemeinnütziger Körperschaften).
Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Leitfaden zum Vereinsrecht. Breuer/Feiler: Sportentwicklungsbericht 2023–2025 (DOSB/BISp), S. 30–31, Tab. 8. Bundesinstitut für Sportwissenschaft: Sportentwicklungsbericht 2013/2014 (Amtszeit der Ehrenamtlichen, Tab. 15). Ansprechpartner für Steuer- und Entlastungsfragen: die Landessportbünde.
Stand: Oktober 2026. Was eure Satzung sagt, gilt. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
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