Ratgeber · Vorlage
Mannschaftskasse führen: Checkliste und Excel-Vorlage
Eine Mannschaftskasse führt ihr am einfachsten mit einer Liste: wer welche Umlage bezahlt hat, was ausgegeben wurde und welcher Beleg dazugehört. Legt vorher fest, wer die Kasse führt, wofür sie da ist und ob das Geld über ein Konto des Vereins läuft. Die Excel-Vorlage unten hat dafür drei fertige Blätter.
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Die wichtigsten Schritte im Überblick
1. Festlegen, wofür die Kasse da ist
Trikots, Mannschaftsfahrt, Weihnachtsfeier, Getränke nach dem Heimspiel? Schreibt den Zweck auf, bevor der erste Euro eingesammelt wird – dann gibt es später keine Diskussion über einzelne Ausgaben.
2. Eine Person bestimmen, die die Kasse führt
Am besten nicht der Trainer, der die meisten Ausgaben macht. In Jugendmannschaften übernimmt das oft ein Elternteil. Wichtig ist nur: eine Person, die abhakt, und eine zweite, die am Ende mitzählt.
3. Mit dem Verein klären, wo das Geld liegt
Bargeld, ein Konto des Vereins oder ein eigenes Konto? Sprecht das mit dem Kassenwart oder Vorstand eures Vereins ab, bevor ihr sammelt.
4. Umlagen ankündigen: Betrag, Zweck, Frist
Einmal schriftlich an alle, mit Betrag pro Person, Zweck und Datum. Wer zahlen muss und bis wann, steht damit fest, und niemand muss in der Kabine nachfragen.
5. Jede Zahlung und jede Ausgabe aufschreiben
Zahlungen in der Spalte der Umlage abhaken, Ausgaben mit Datum, Betrag und fortlaufender Beleg-Nr. eintragen – dieselbe Nummer auf den Kassenbon schreiben und ihn aufheben.
6. Zum Saisonende zählen und offenlegen
Bestand zählen, mit der Liste abgleichen, die Übersicht der Mannschaft zeigen und bei einem Wechsel sauber übergeben. Eine Differenz von null ist das Ziel.
Mannschaftskasse-Vorlage für Excel herunterladen
Vorlage herunterladen (Excel, ohne E-Mail-Adresse). Die Datei funktioniert auch in LibreOffice Calc und Google Tabellen und enthält keine Makros. Die Beispielnamen sind erfunden – überschreiben oder löschen, dann gehört die Liste euch.
Im Blatt „Spieler & Umlagen“ tragt ihr oben je Umlage den Namen und den Betrag pro Person ein, zum Beispiel Saisonbeitrag, Trikots und Weihnachtsfeier. Darunter steht jede Spielerin und jeder Spieler mit einer Zeile; wer bezahlt hat, bekommt den Betrag in die Spalte der Umlage. Soll, Bezahlt und Offen rechnen sich selbst, Offenes wird rot hinterlegt. Wer bei einer Umlage nicht mitmacht, bekommt dort das Wort „befreit“ – dann zählt sie für diese Person nicht zum Soll.
Im Blatt „Ausgaben“ steht jede Ausgabe mit fortlaufender Beleg-Nr., Datum, Zweck, Betrag, wer sie ausgelegt hat und wann erstattet wurde. Das Blatt „Übersicht“ zieht alles zusammen: Anfangsbestand, eingezahlte Umlagen, sonstige Einnahmen, Ausgaben, Kassenbestand laut Liste und – nach dem Zählen – die Differenz zum echten Bestand. Darunter steht je Umlage, was eingegangen und was noch offen ist, und eine Zeile für die Unterschriften der Prüfer.
Mannschaftskasse rechtlich: Konto, PayPal und Verein
Die häufigste Frage zur Mannschaftskasse ist nicht die Tabelle, sondern das Geld selbst: Bar in der Kassette, auf einem Konto des Vereins, auf einem eigenen Konto oder über PayPal? Es gibt keine Lösung, die für alle Vereine passt. Manche Vereine führen für jede Mannschaft ein Unterkonto, andere überlassen die Kasse ganz der Mannschaft.
Ob das Geld eurer Mannschaft auf ein Konto des Vereins gehört oder privat gesammelt werden darf, und was das steuerlich bedeutet, klärt ihr mit dem Kassenwart oder Vorstand eures Vereins – im Zweifel mit dem Landessportbund oder einer Steuerberatung. Für den Verein selbst gilt: Gemeinnützige Vereine müssen ihre Einnahmen und Ausgaben ordnungsgemäß aufzeichnen (§ 63 Abs. 3 AO). Läuft die Mannschaftskasse über den Verein, gehört eure Liste mit Belegen dazu.
Unabhängig davon, wo das Geld liegt: Eine Kasse, in der jede Zahlung abgehakt und jede Ausgabe belegt ist, schützt die Person, die sie führt. Wer am Saisonende eine Übersicht mit Differenz null zeigt, muss sich keine Fragen gefallen lassen.
Strafenkatalog, Umlage oder Beitrag?
Die meisten Mannschaftskassen leben von Umlagen: einem festen Betrag pro Person für einen bestimmten Zweck. Manche Erwachsenenmannschaften füllen die Kasse zusätzlich mit einem Strafenkatalog – ein paar Euro für Zuspätkommen oder die vergessene Tasche. Das ist Sache der Mannschaft: gemeinsam beschließen, mit Datum aufschreiben, für alle gleich anwenden. Bei Kindern und Jugendlichen lasst ihr ihn besser weg, denn dort zahlen die Eltern.
Ein laufender Saisonbeitrag ist praktisch, wenn regelmäßig kleine Ausgaben anfallen. Wichtig ist, ihn nicht mit dem Mitgliedsbeitrag des Vereins zu verwechseln: Der geht an den Verein, die Mannschaftskasse ist davon getrennt.
Wenn jemand nicht zahlt
Irgendwer ist immer offen. Erinnert einzeln und freundlich, mit Betrag, Zweck und dem Weg zum Bezahlen – nicht mit einer Liste der Säumigen in der Mannschaftsgruppe. Wer was schuldet, geht nur die Person selbst, den Kassenwart der Mannschaft und den Trainer etwas an.
Hilft das nicht, spricht der Trainer oder bei Jugendmannschaften ein Elternvertreter das Thema persönlich an. Oft steckt dahinter kein Unwille, sondern Geldsorgen in der Familie. Für solche Fälle lohnt eine Regel, die die Mannschaft vorher beschließt: wer befreit werden kann und wer darüber entscheidet. In der Vorlage tragt ihr dann bei der Umlage „befreit“ ein, und die Rechnung stimmt trotzdem.
Mannschaftskasse in VereinsNeo statt in der Tabelle
Die Vorlage reicht für eine Mannschaft, die ihre Kasse selbst führt. Wer nicht mehr in der Kabine fragen will, wer schon bezahlt hat, kann die Mannschaftskasse in VereinsNeo nutzen. Sie ist neu und läuft als Beta.
Der Kassenwart der Mannschaft hakt Umlagen mit einem Tipp ab und erinnert mit einem weiteren Tipp nur die, die noch offen sind. Hinterlegt er IBAN und auf Wunsch PayPal, stehen sie samt QR-Code bei jedem offenen Betrag, damit jeder selbst bezahlt. Spieler und Eltern sehen nur ihren eigenen Stand. Geld fließt nicht durch VereinsNeo – es bleibt bei euch. Die Anwendung läuft in Deutschland, die Datenbank liegt in der EU.
Häufige Fragen
Was ist eine Mannschaftskasse?
Eine gemeinsame Kasse einer Mannschaft für Ausgaben, die der Verein nicht bezahlt: Mannschaftsfahrt, Weihnachtsfeier, Getränke, Geschenke, manchmal Trikots. Gefüllt wird sie über Umlagen der Spieler oder Eltern, Erlöse aus Aktionen oder Spenden. Sie ist von der Vereinskasse zu unterscheiden, die der Kassenwart des Vereins führt.
Wie führe ich eine Mannschaftskasse?
Mit einer Liste und einer Regel: Jede Zahlung wird abgehakt, jede Ausgabe bekommt einen Beleg und eine Nummer. Dazu legt ihr vorher Zweck, Umlagen und die Person fest, die die Kasse führt, und klärt mit dem Verein, wo das Geld liegt. Am Saisonende zählt ihr den Bestand und zeigt allen die Übersicht.
Gibt es eine Excel-Vorlage für die Mannschaftskasse?
Ja, auf dieser Seite: drei Arbeitsblätter für Spieler und Umlagen, Ausgaben mit Beleg-Nr. und eine Übersicht mit Kassenbestand und Differenz. Die Datei hat keine Makros und läuft in Excel, LibreOffice Calc und Google Tabellen. Der Download braucht keine E-Mail-Adresse.
Braucht die Mannschaftskasse ein eigenes Konto?
Nicht zwingend. Viele Mannschaften sammeln bar, andere nutzen ein Konto des Vereins oder ein eigenes. Was für euch richtig ist, hängt davon ab, was euer Verein vorgibt – fragt den Kassenwart oder Vorstand, bevor ihr ein Konto eröffnet.
Geht die Mannschaftskasse auch mit PayPal?
Ja, als Weg zum Bezahlen. Für die Übersicht ändert sich nichts: Jede Zahlung über PayPal wird genauso in der Liste abgehakt wie eine Überweisung oder Bargeld. Ob ein privates PayPal-Konto für eure Mannschaft passt, klärt ihr wie beim Bankkonto mit dem Verein.
Wer sollte die Mannschaftskasse führen?
Eine verlässliche Person, die nicht selbst die meisten Ausgaben tätigt – oft ein Elternteil, ein Betreuer oder ein erfahrener Spieler. Bei Jugendmannschaften zahlen die Eltern, deshalb ist ein Elternteil als Kassenwart der Mannschaft naheliegend. Eine zweite Person sollte am Saisonende mitzählen.
Was gehört in den Kassenbericht der Mannschaft?
Anfangsbestand, eingezahlte Umlagen, sonstige Einnahmen, Ausgaben laut Belegliste, der Bestand laut Liste und der gezählte Bestand. Die Differenz sollte null sein. Dazu: was noch offen ist und wer gegengezählt hat. Das Blatt „Übersicht“ der Vorlage rechnet genau das.
Weiterlesen
Wie die Mannschaftskasse am Handy funktioniert, zeigt die Seite Mannschaftskasse. Was der Kassenwart des Vereins verantwortet, erklärt der Ratgeber Was macht ein Kassenwart im Verein?. Wie Trainer Ausgaben für Trikots oder Bälle beim Verein beantragen, steht unter Anträge im Verein.
Quellen
Abgabenordnung: § 63 AO (Aufzeichnungen gemeinnütziger Körperschaften). Ansprechpartner für Steuer- und Rechtsfragen rund um Vereins- und Mannschaftskassen: die Landessportbünde.
Stand: Oktober 2026. Was euer Verein vorgibt, gilt. Diese Seite ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung.
VereinsNeo ist die Software für Platz-, Hallen- und Kabinenbelegung in Sportvereinen: Sie verteilt Trainingszeiten fair über alle Plätze und Hallen, übernimmt Spielpläne automatisch – von fussball.de und, für Handball und Basketball, aus dem Spielbetrieb der meisten Verbände – und verhindert Doppelbelegungen, auch vereinsübergreifend für Spielgemeinschaften (JSG). Dazu kommen die Mannschaft mit Zu- und Absagen, Diensten und Mannschaftskasse (Beta), Anträge, die Einarbeitung neuer Trainer, Kader und Bewertung sowie die Verbandspost.
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