Ratgeber · Checkliste
Jahreshauptversammlung im Verein: Checkliste von der Einladung bis zum Protokoll
Eine Jahreshauptversammlung bereitet ihr in drei Phasen vor: rechtzeitig mit Tagesordnung einladen, Berichte und Kassenprüfung vorher erledigen, am Abend Wahlen und Beschlüsse sauber durchführen – danach Protokoll und, wenn sich Vorstand oder Satzung ändern, die Anmeldung beim Vereinsregister. Frist, Form und Ablauf regelt eure Satzung.
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Die wichtigsten Schritte im Überblick
1. Termin und Frist aus der Satzung ablesen
Wie oft, wie früh und in welcher Form ihr einladet, steht in eurer Satzung (§ 58 Nr. 4 BGB). Wählt einen Termin, an dem die Mitglieder können – nicht während der Arbeitszeit, nicht in den Hauptferien.
2. Die Tagesordnung aufstellen
Jeder Punkt, über den abgestimmt werden soll, gehört konkret hinein. Bei einer Satzungsänderung reicht das Wort nicht – nennt Paragraf und neuen Wortlaut.
3. Fristgerecht einladen
Ort, Zeit und Tagesordnung, in der Form, die die Satzung vorschreibt: Brief, E-Mail, Aushang oder Vereinszeitung. Fehler bei der Einberufung können Beschlüsse nichtig machen.
4. Die Berichte vorbereiten
Vorstand, Abteilungen, Jugend und Kasse berichten über das Jahr. Kurz und mit Zahlen: Mitglieder, Mannschaften, Ergebnisse, Projekte und was im nächsten Jahr ansteht.
5. Die Kassenprüfung rechtzeitig ansetzen
Die Kassenprüfer brauchen Kassenbuch, Belege und Kontoauszüge einige Wochen vor der Versammlung – nicht am Abend selbst. Ihr Bericht steht dann fertig auf der Tagesordnung.
6. Die Wahlen vorbereiten
Welche Ämter laufen aus, wer kandidiert, wer leitet die Wahl? Fragt Kandidaten vorher, ob sie die Wahl annehmen würden – gewählt ist erst, wer annimmt.
7. Den Abend leiten
Anwesenheitsliste, Begrüßung, ordnungsgemäße Einberufung und Beschlussfähigkeit feststellen, Tagesordnung abarbeiten, jedes Ergebnis laut feststellen. Unter „Verschiedenes“ wird nichts beschlossen.
8. Das Protokoll schreiben und unterschreiben
Zahl der Erschienenen, Beschlussfähigkeit, Anträge, Art der Abstimmung und genaue Ergebnisse. Wer unterschreibt, regelt die Satzung.
9. Änderungen beim Vereinsregister anmelden
Neuer Vorstand oder geänderte Satzung: Der Vorstand meldet beides beim Amtsgericht an (§§ 67, 71 BGB), öffentlich beglaubigt (§ 77 BGB). Eine Satzungsänderung gilt erst mit der Eintragung.
Ist die Jahreshauptversammlung im Verein Pflicht?
„Jahreshauptversammlung“ ist kein Begriff aus dem Gesetz, sondern der übliche Name für die ordentliche Mitgliederversammlung. Das BGB verlangt, dass die Mitgliederversammlung in den Fällen einberufen wird, die die Satzung bestimmt, und dann, wenn das Interesse des Vereins es erfordert (§ 36 BGB). Wann das ist, muss die Satzung eines eingetragenen Vereins regeln (§ 58 Nr. 4 BGB). Nach dem Leitfaden zum Vereinsrecht des Bundesjustizministeriums sehen Satzungen üblicherweise mindestens eine Versammlung im Jahr vor.
Praktisch kommt kein Verein ohne sie aus: Die Mitgliederversammlung wählt in der Regel den Vorstand (§ 27 Abs. 1 BGB), beschließt Satzungsänderungen (§ 33 BGB) und nimmt den Bericht entgegen, mit dem der Vorstand Rechenschaft ablegt. Einberufen wird sie vom Vorstand, soweit die Satzung nichts anderes sagt. Verlangt ein Zehntel der Mitglieder schriftlich eine Versammlung, muss sie einberufen werden – die Satzung kann eine andere Zahl festlegen, das Recht selbst aber nicht abschaffen (§ 37 BGB).
Einladung und Fristen: wie lange vorher?
Eine feste Frist steht nicht im BGB. Sie muss angemessen sein, damit die Mitglieder kommen und sich vorbereiten können, und steht in vielen Satzungen ausdrücklich drin. Die Mustersatzung des Bundesjustizministeriums sieht zum Beispiel zwei Wochen in Textform vor. Die Frist beginnt laut Leitfaden, wenn die Einladung dem letzten Mitglied auf normalem Weg zugeht – rechnet also ein paar Tage für die Post ein, wenn ihr per Brief einladet.
In die Einladung gehören Ort, Zeit und Tagesordnung. Über Punkte, die nicht in der Einladung standen, kann die Versammlung nicht wirksam beschließen (§ 32 Abs. 1 BGB). Bei einer Satzungsänderung reicht das Stichwort nicht; die Mitglieder müssen erkennen, was sich ändern soll. Verstöße gegen gesetzliche oder satzungsmäßige Einberufungsregeln können nach dem Leitfaden zur Nichtigkeit der Beschlüsse führen – Sorgfalt bei der Einladung erspart euch eine zweite Versammlung.
In welcher Form ihr einladet – Brief, E-Mail, Aushang im Vereinsheim, Vereinszeitung oder Tageszeitung –, legt die Satzung fest. Ist dort E-Mail geregelt, haben Mitglieder ohne E-Mail-Adresse nach dem Leitfaden keinen Anspruch auf einen Brief.
Tagesordnung der Jahreshauptversammlung mit Neuwahlen
Eine typische Tagesordnung, angelehnt an das Muster des Bundesjustizministeriums: 1. Begrüßung, 2. Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit, 3. Bericht des Vorstands und der Abteilungen, 4. Kassenbericht, 5. Bericht der Kassenprüfer, 6. Entlastung des Vorstands, 7. Wahlen, 8. Satzungsänderungen und Anträge, 9. Verschiedenes.
Bei Neuwahlen lohnt es sich, im Punkt „Wahlen“ alle Ämter einzeln aufzuführen, die neu besetzt werden. Bestimmt vorher eine Wahlleitung, meist ein Mitglied, das selbst nicht kandidiert, und klärt das Verfahren: Ob offen oder geheim gewählt wird, regelt eure Satzung, sonst die Versammlung; im Block wählen dürft ihr den Vorstand nur, wenn die Satzung es ausdrücklich vorsieht. Wie die Wahl Schritt für Schritt abläuft, steht im Ratgeber Vorstandswahl im Verein. Ob und wie über die Entlastung abgestimmt wird, steht ebenfalls in der Satzung; was sie rechtlich bedeutet, erklärt euch euer Landessportbund.
Unter „Verschiedenes“ wird diskutiert, aber nichts beschlossen, weil der Gegenstand nicht in der Einladung stand. Wer dort einen Antrag stellen will, bekommt ihn auf die Tagesordnung der nächsten Versammlung. Was der Vorstand in dieser Zeit verantwortet, beschreibt der Ratgeber Aufgaben des Vorstands im Verein.
Den Termin an alle Mannschaften geben
Im Sportverein erreicht eine Einladung per Brief oder Aushang längst nicht jede Mannschaft. Den Termin der Versammlung könnt ihr in VereinsNeo zusätzlich als Vereinstermin einmal anlegen: Jede Mannschaft hat ihn dann in ihren Terminen, und Spieler und Eltern sagen in „Mein Team“ zu oder ab.
Wichtig: Das ist ein Hinweis, keine Einladung im Sinne eurer Satzung. Die Einladung mit Tagesordnung verschickt ihr weiter in der Form und Frist, die die Satzung vorschreibt. Die Anwendung läuft in Deutschland, die Datenbank liegt in der EU.
Häufige Fragen
Ist eine Jahreshauptversammlung Pflicht?
Ja, wenn eure Satzung sie vorsieht. Das BGB verlangt eine Mitgliederversammlung in den Fällen, die die Satzung bestimmt, und immer dann, wenn das Interesse des Vereins es erfordert (§ 36 BGB). Satzungen sehen laut Leitfaden zum Vereinsrecht üblicherweise mindestens eine ordentliche Versammlung im Jahr vor; außerdem wählt in der Regel sie den Vorstand (§ 27 Abs. 1 BGB).
Wie lange vorher muss man zur Jahreshauptversammlung einladen?
So lange, wie eure Satzung es sagt. Das BGB nennt keine feste Frist; ohne Regel muss sie angemessen sein. Die Mustersatzung des Bundesjustizministeriums sieht zwei Wochen in Textform vor. Die Frist beginnt nach dem Leitfaden zum Vereinsrecht, wenn die Einladung dem letzten Mitglied zugeht, sofern die Satzung nichts anderes regelt.
Was gehört auf die Tagesordnung einer Jahreshauptversammlung?
Üblich sind: Begrüßung, Feststellung der ordnungsgemäßen Einberufung und der Beschlussfähigkeit, Berichte des Vorstands und der Abteilungen, Kassenbericht, Bericht der Kassenprüfer, Entlastung, Wahlen, Anträge und Verschiedenes. Jeder Punkt, über den abgestimmt wird, muss in der Einladung stehen (§ 32 Abs. 1 BGB).
Wie läuft eine Jahreshauptversammlung ab?
Die Versammlungsleitung – meist der 1. Vorsitzende, sonst wie die Satzung es bestimmt – eröffnet, stellt Einberufung und Beschlussfähigkeit fest und ruft die Tagesordnung Punkt für Punkt auf. Nach Aussprache wird abgestimmt, das Ergebnis festgestellt und ins Protokoll aufgenommen. Wie gewählt wird, etwa einzeln oder im Block, regelt die Satzung.
Muss eine Jahreshauptversammlung öffentlich sein?
Nein, in der Regel nicht. Das BGB spricht von einer Versammlung der Mitglieder (§ 32 BGB), nicht von einer öffentlichen Veranstaltung. Ob Gäste oder Presse teilnehmen dürfen, regelt eure Satzung; schweigt sie, entscheidet in der Regel die Versammlung selbst.
Darf die Jahreshauptversammlung online stattfinden?
Ja, unter Bedingungen. Seit 2023 kann die Einladung vorsehen, dass Mitglieder auch elektronisch teilnehmen (hybride Versammlung, § 32 Abs. 2 BGB). Eine rein virtuelle Versammlung ist möglich, wenn die Mitglieder das vorher beschlossen haben oder die Satzung es erlaubt. Die Einladung muss dann sagen, wie die Mitglieder ihre Rechte online ausüben.
Muss das Protokoll zum Amtsgericht?
Nur, wenn sich etwas Eingetragenes ändert. Bei einem Vorstandswechsel meldet der Vorstand die Änderung an und fügt eine Abschrift der Urkunde über die Änderung bei, meist das Protokoll (§ 67 BGB). Bei einer Satzungsänderung gehören der Beschluss und der neue Wortlaut der Satzung dazu (§ 71 BGB). Die Anmeldung muss öffentlich beglaubigt sein (§ 77 BGB).
Wann ist die Versammlung beschlussfähig?
Nach dem Gesetz, sobald ein stimmberechtigtes Mitglied erschienen ist – so beschreibt es der Leitfaden zum Vereinsrecht. Viele Satzungen verlangen aber eine Mindestzahl, etwa ein Drittel der Mitglieder, und regeln eine zweite Versammlung, wenn die nicht erreicht wird. Schaut vorher in eure Satzung.
Weiterlesen
Was der Vorstand das Jahr über verantwortet, steht im Ratgeber Aufgaben des Vorstands im Verein. Wie der Kassenbericht entsteht, erklärt Was macht ein Kassenwart im Verein?. Wie Vereinstermine bei allen Mannschaften ankommen, zeigt die Seite Mannschaft mit Zu- und Absagen. Was die Kassenprüfer vor der Versammlung prüfen, erklärt Kassenprüfung im Verein.
Quellen
Bürgerliches Gesetzbuch: § 27 (Bestellung des Vorstands), § 32 (Mitgliederversammlung, hybride und virtuelle Versammlung), § 33 (Satzungsänderung), § 36 (Berufung), § 37 (Berufung auf Verlangen einer Minderheit), § 40 (abweichende Satzung), § 58 (Inhalt der Satzung), § 67 (Änderung des Vorstands), § 71 (Änderung der Satzung), § 77 (Form der Anmeldung).
Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Leitfaden zum Vereinsrecht mit Mustersatzung und Muster einer Einladung zur Mitgliederversammlung. Ansprechpartner für Fragen zu Entlastung und Haftung: die Landessportbünde.
Stand: Oktober 2026. Was eure Satzung sagt, gilt. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
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