Ratgeber
Was macht ein Schriftführer im Verein?
Wenn Jahre später niemand mehr weiß, was beschlossen wurde, fehlt meist ein gutes Protokoll. Der Schriftführer schreibt es: Er protokolliert Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzungen, bereitet Einladungen vor und hält den Schriftverkehr des Vereins zusammen. Das Amt steht nicht im BGB, sondern in eurer Satzung, die auch regelt, wer das Protokoll unterschreibt.
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Die wichtigsten Schritte im Überblick
1. Einladungen vorbereiten
Für Mitgliederversammlung und Vorstandssitzungen: Ort, Zeit und Tagesordnung, in der Form und Frist, die eure Satzung vorschreibt. Einladen tut in der Regel der Vorstand, der Schriftführer bereitet vor.
2. Die Anwesenheit festhalten
Wer da ist, wer stimmberechtigt ist, wer sich entschuldigt hat. Aus der Liste ergibt sich, ob die Versammlung beschlussfähig ist.
3. Das Protokoll der Versammlung führen
Zahl der Erschienenen, Beschlussfähigkeit, Anträge, Art der Abstimmung und das genaue Ergebnis. Beschlüsse schreibt ihr wörtlich, Diskussionen nur knapp.
4. Die Vorstandssitzungen protokollieren
Auch Beschlüsse des Vorstands gehören aufgeschrieben: was beschlossen wurde, wer zuständig ist und bis wann. So weiß jeder, was gilt, und niemand muss sich erinnern.
5. Unterschreiben lassen und ablegen
Wer das Protokoll unterschreibt, steht in der Satzung. Ändert sich Vorstand oder Satzung, braucht das Amtsgericht eine Abschrift (§§ 67, 71 BGB).
6. Schriftverkehr und Unterlagen pflegen
Post an den Verein, die aktuelle Satzung mit allen Änderungen, Ordnungen, Verträge und frühere Protokolle, geordnet und für den Vorstand auffindbar.
Aufgaben des Schriftführers im Verein
Der Schriftführer ist das Gedächtnis des Vereins. Seine Kernaufgabe ist das Protokoll: Er schreibt mit, was Mitgliederversammlung und Vorstand beschließen, lässt es unterschreiben und legt es so ab, dass es auch nach zehn Jahren noch zu finden ist. Dazu kommen je nach Verein Einladungen, die Post an den Verein, die aktuelle Fassung von Satzung und Ordnungen, Glückwünsche und Ehrungen sowie Texte für Vereinszeitung oder Website, wenn es keinen eigenen Pressewart gibt.
Das BGB kennt den Schriftführer nicht. Es verlangt nur, dass die Satzung eines eingetragenen Vereins regelt, wie die Beschlüsse der Mitgliederversammlung beurkundet werden (§ 58 Nr. 4 BGB). Wer das tut, bestimmt der Verein selbst: Viele Satzungen sehen dafür einen Schriftführer vor, andere lassen die Versammlung jedes Mal einen Protokollführer bestimmen. Was zu eurem Amt gehört, schreibt ihr am besten in eine kurze Geschäftsordnung des Vorstands.
Im Sportverein hängt viel an dieser Ordnung. Wer hat wann beschlossen, dass die Jugend die Halle am Dienstag bekommt, dass Trainer eine Aufwandsentschädigung erhalten oder dass der Platz im Winter gesperrt bleibt? Ein sauberes Beschlussbuch beendet solche Diskussionen, bevor sie anfangen.
Das Protokoll der Mitgliederversammlung
Nach dem Leitfaden zum Vereinsrecht des Bundesjustizministeriums sehen die meisten Satzungen eine Niederschrift vor, in der mindestens stehen: die Zahl der erschienenen Mitglieder, die Feststellung der Beschlussfähigkeit, die gestellten Anträge, die Art der Abstimmung und das genaue Abstimmungsergebnis. Ergänzt um Ort, Datum, Beginn und Ende, Versammlungsleitung, Protokollführung und die Tagesordnung habt ihr ein vollständiges Protokoll. Unterschrieben, wie eure Satzung es verlangt, reicht es in der Regel auch dem Amtsgericht.
Meist reicht ein Ergebnisprotokoll, wenn eure Satzung nicht mehr verlangt: Es hält Beschlüsse und Wahlen fest, nicht jeden Redebeitrag. Den Wortlaut eines Beschlusses schreibt ihr wörtlich auf, bei Wahlen Amt, Name, Stimmen und die Annahme. Bei einer Satzungsänderung gehört der geänderte Text vollständig hinein, denn das Amtsgericht braucht ihn (§ 71 BGB).
Eine Vorlage für die Gliederung liefert die Tagesordnung selbst: Jeder Punkt bekommt eine Überschrift, darunter Antrag, Abstimmung und Ergebnis. Wie die ganze Versammlung abläuft, steht in der Checkliste zur Jahreshauptversammlung, wie eine Wahl protokolliert wird, im Ratgeber Vorstandswahl im Verein.
Ist der Schriftführer im Vorstand?
Das entscheidet eure Satzung. Das Gesetz verlangt nur einen Vorstand, der den Verein vertritt (§ 26 BGB); wer dazugehört, regelt die Satzung (§ 58 Nr. 3 BGB). In der Mustersatzung des Bundesjustizministeriums besteht der Vorstand aus Vorsitzendem, Stellvertreter und Schatzmeister; ein Schriftführer gehört dort nicht dazu.
In vielen Sportvereinen sitzt der Schriftführer im erweiterten Vorstand oder Gesamtvorstand. Er arbeitet im Gremium mit und stimmt dort ab, vertritt den Verein aber nicht nach außen und steht nicht im Vereinsregister. Gehört er dagegen zum Vorstand nach § 26 BGB, ist jeder Wechsel im Amt beim Amtsgericht anzumelden (§ 67 BGB). Den Unterschied zwischen beiden Gremien erklärt der Ratgeber Aufgaben des Vorstands im Verein.
Datenschutz im Protokoll
Protokolle enthalten Namen, manchmal auch mehr: einen Ausschluss, eine Beitragsbefreiung, eine Krankheit. Schreibt hinein, was für den Beschluss nötig ist, und nicht mehr. Wer Protokolle an alle Mitglieder schickt oder ins Internet stellt, sollte vorher klären, welche Angaben dort hingehören. Was im Sportverein beim Datenschutz gilt, steht im Ratgeber DSGVO im Sportverein.
Den Termin an alle Mannschaften geben
Die Einladung zur Mitgliederversammlung verschickt ihr in der Form und Frist, die eure Satzung vorschreibt. Damit der Termin auch bei den Mannschaften ankommt, könnt ihr ihn in VereinsNeo zusätzlich als Vereinstermin einmal anlegen: Jede Mannschaft hat ihn dann in ihren Terminen, und Spieler und Eltern sagen in „Mein Team“ zu oder ab. Das ersetzt die Einladung nach Satzung nicht, sorgt aber dafür, dass sie niemand übersieht.
Ein Protokollprogramm ist VereinsNeo nicht; die Niederschrift schreibt ihr weiter so, wie es eure Satzung verlangt. Die Anwendung läuft in Deutschland, die Datenbank liegt in der EU.
Häufige Fragen
Was macht ein Schriftführer im Verein?
Er führt die Protokolle der Mitgliederversammlungen und meist auch der Vorstandssitzungen, bereitet Einladungen vor und kümmert sich um Schriftverkehr und Ablage. Das Amt steht nicht im BGB; welche Aufgaben dazugehören, regeln eure Satzung oder eine Geschäftsordnung des Vorstands.
Muss der Schriftführer im Vorstand sein?
Nein, das Gesetz verlangt es nicht. Wer zum Vorstand gehört, bestimmt die Satzung (§ 58 Nr. 3 BGB). Viele Vereine zählen den Schriftführer zum erweiterten Vorstand; dann vertritt er den Verein nicht nach außen und steht nicht im Vereinsregister. Gehört er zum Vorstand nach § 26 BGB, muss jeder Wechsel beim Amtsgericht angemeldet werden (§ 67 BGB).
Muss ein Schriftführer gewählt werden?
Wenn eure Satzung das Amt vorsieht, wird er so bestimmt, wie sie es sagt, meist von der Mitgliederversammlung. Sieht die Satzung keinen Schriftführer vor, kann die Versammlung für den Abend einen Protokollführer bestimmen. Ein Protokoll braucht ihr in jedem Fall, wenn ihr später etwas beim Amtsgericht anmelden wollt.
Ist der Schriftführer im Vorstand stimmberechtigt?
Gehört er zum Vorstand, ja: Beschlüsse eines mehrköpfigen Vorstands werden wie Beschlüsse der Mitglieder gefasst (§ 28 BGB), jedes Vorstandsmitglied hat eine Stimme, wenn die Satzung nichts anderes bestimmt. Im erweiterten Vorstand gilt, was eure Satzung oder Geschäftsordnung für dieses Gremium festlegt.
Was gehört in das Protokoll einer Mitgliederversammlung?
Nach dem Leitfaden zum Vereinsrecht mindestens: Zahl der erschienenen Mitglieder, Feststellung der Beschlussfähigkeit, die gestellten Anträge, die Art der Abstimmung und das genaue Ergebnis. Dazu gehören Ort, Datum, Versammlungsleitung, Protokollführung, Tagesordnung, der Wortlaut jedes Beschlusses und bei Wahlen die Annahme.
Wer unterschreibt das Protokoll?
Wer das tut, regelt eure Satzung (§ 58 Nr. 4 BGB). In der Mustersatzung des Bundesjustizministeriums unterschreiben Protokollführer und Versammlungsleiter. Wirksam wird ein Beschluss nicht erst durch das Protokoll. Für einen neuen Vorstand oder eine Satzungsänderung braucht das Amtsgericht aber eine Abschrift des Beschlusses, und das ist meist das unterschriebene Protokoll (§§ 67, 71 BGB).
Was passiert, wenn der Schriftführer zurücktritt?
Dann wird ein Nachfolger so bestimmt, wie eure Satzung es vorsieht, meist von der nächsten Mitgliederversammlung. Ob der Vorstand das Amt bis dahin kommissarisch besetzen darf, regelt eure Satzung. Für die nächste Sitzung wählt das Gremium einfach jemanden, der Protokoll führt. Lasst euch beim Wechsel die Protokolle und Unterlagen vollständig übergeben.
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Wofür der Vorstand insgesamt verantwortlich ist, steht in Aufgaben des Vorstands im Verein. Die Versammlung von der Einladung bis zum Protokoll plant ihr mit der Checkliste zur Jahreshauptversammlung. Wie eine Wahl abläuft und was davon ins Protokoll gehört, erklärt Vorstandswahl im Verein.
Quellen
Bürgerliches Gesetzbuch: § 26 (Vorstand und Vertretung), § 28 (Beschlussfassung des Vorstands), § 32 (Mitgliederversammlung), § 58 (Inhalt der Satzung, Beurkundung der Beschlüsse), § 67 (Änderung des Vorstands), § 71 (Änderung der Satzung).
Bundesministerium der Justiz und für Verbraucherschutz: Leitfaden zum Vereinsrecht mit Mustersatzung (Beurkundung der Beschlüsse und Inhalt der Niederschrift, S. 37). Bundesinstitut für Sportwissenschaft: Sportentwicklungsbericht 2013/2014 (Arbeitsstunden je Amt, Tab. 13). Ansprechpartner für Fragen zu Haftung und Versicherung: die Landessportbünde.
Stand: Oktober 2026. Was eure Satzung sagt, gilt. Diese Seite ersetzt keine Rechtsberatung.
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